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Er ist online – der Bericht des Gemeindeprüfungsamtes (GPA) über die Ordnungsprüfung der Gemeinde Oststeinbek. Das nutzerfreundliche 15,5 MB große Dokument ist auf der Gemeindewebsite im Bereich „Verwaltung Aktuell“ abrufbar. Das Dokument belegt im Detail die zahlreichen Rechtsverstöße der Bürgermeisterin, ihre teilweise fast unglaublichen Führungsmethoden sowie die Perspektivlosigkeit in der Mitarbeiterschaft.

Interessant ist: anstatt die amtliche Fassung des GPA-Berichts so zu veröffentlichen, wie es von der Gemeindevertretung am 03.12.12. beschlossen wurde, hat die Bürgermeisterin fleißig am Bericht herumgebastelt und einen „Director’s Cut“ erstellt: allein vom Umfang her sind aus den eigentlich nur 123 Seiten plötzlich 176 geworden. Zahlreiche handschriftliche Randbemerkungen und mitten in den Bericht kopierte Dokumente – teilweise mit höchst privaten und vertraulichen Inhalten über aktuelle und ehemalige Mitarbeiter – sollen offenbar ein verfälschtes Bild der Sachlage darstellen und die Feststellungen der Prüfer des Landkreises relativieren. Anstatt einer offiziellen und zusammenhängenden Stellungnahme zu den Vorwürfen – hierzu hatte Frau Denecke nun lange Gelegenheit gehabt – wird durch das beliebige Einstreuen von Protokollen versucht, über die dramatischen Feststellungen der Prüfer hinweg zu täuschen. Die hineinkopierten Dokumente erschweren die Lesbarkeit des Berichts erheblich, außerdem lassen sich Original und Ergänzungen nicht auseinanderhalten. Ein Hinweis auf die durchgeführten Manipulationen fehlt gänzlich, so dass Leser denken könnten, es würde sich um die amtliche Version handeln.

Besonders grotesk: Viele der Dokumente belegen nicht das Gegenteil der Prüfungsergebnisse, sondern untermauern sie gerade:

Beispiel 1

So wird z.B. im Bereich Personalmangel – nach Seite 48 des offiziellen Berichts / im PDF auf Seite 61) ein – vertrauliches – Beschlussprotokoll aus dem nichtöffentlichen Teil des Hauptausschusses vom 04.06.12 eingefügt, in dem Frau Denecke über die angespannte Personallage berichtet. Der Hauptausschuss fordert die Bürgermeisterin hierin auf, konkrete Vorschläge zu unterbreiten, wie die Personalsituation verbessert werden könnte, und sagt ausdrücklich seine politische Unterstützung zu. Außerdem wird der Bürgermeisterin die Inanspruchnahme einer externen Personalberatungsfirma empfohlen. Leider hat die Bürgermeisterin diese beiden Empfehlungen des Ausschusses nie berücksichtigt.

Beispiel 2

Eine Seite später (S. 62 des PDF) findet sich ein ähnlicher Protokollauszug: die Bürgermeisterin äußerte in der Gemeindevertretung am 18.06.2012, dass die in der Vergangenheit immer völlig problemlos mögliche Erstellung aussagekräftiger Sitzungsprotokolle nunmehr aufgrund von Personalüberlastung nicht mehr möglich sei. Die Gemeindevertretung reagierte hierauf sofort und beschloss ausweislich des Protokolls die Einstellung von zusätzlichem Personal. Diese Stellenbesetzung verzögerte sich zwar erheblich, wurde dann aber von der Bürgermeisterin auch umgesetzt. Mittlerweile hat die Mitarbeiterin das Rathaus aber wieder verlassen.

Beispiel 3

Auf Seite 63 des PDF wird – völlig aus dem Zusammenhang gerissen – ein Antrag der SPD vom 04.09.12 zitiert („Das Ehrenamt stärken“), der aufgrund der andauernden Streitigkeiten der Bürgermeisterin mit den Ehrenamtlichen im Ort einige Verbesserungen in der Ehrenamtsförderung vorsah. Es wird der Eindruck erweckt, die SPD habe trotz der erheblichen Personalengpässe versucht, (vermeintliche) Mehrarbeit im Rathaus durchzusetzen. Das Gegenteil ist jedoch der Fall: gerade aufgrund der von der Bürgermeisterin beklagten Personalengpässe wurde dieser Antrag auf Vorschlag der SPD zurückgestellt und auf 2013 vertagt, wenn die Personalprobleme sich wieder verbessert haben.

Beispiel 4

Ein weiteres hinzugefügtes Dokument auf Seite 104 des PDF belegt den fragwürdigen Umgang der Bürgermeisterin mit ihren Mitarbeitern: zur Rechtfertigung eines vom Prüfungsamt gerügten unangemessenen Umgangs mit einer ansonsten hervorragend beurteilten Mitarbeiterin fügt die Bürgermeisterin eine nicht nachprüfbare Gesprächsnotiz in den Prüfbericht ein, die eine angebliche Beschwerde eines Bürgers über die damalige Mitarbeiterin dokumentieren soll. Völlig offen bleibt hierbei der Sachverhalt und die Frage, ob die Beschwerde berechtigt war. Ob die ehemalige Mitarbeiterin zu diesem Vorgang damals angehört wurde und Stellung nehmen konnte, ist nicht erkennbar.

Beispiel 5

Auf den Seiten 90-93 werden private Gesprächnotizen der Bürgermeisterin über Gespräche mit Mitarbeitern wiedergegeben, die sehr persönliche, nicht nachprüfbare Vorwürfe gegen einen Vorgesetzten enthalten. Nicht nur für die Mitarbeiter der Einrichtung dürfte unschwer erkennbar sein, um welche Personen es sich handelt.

Allein diese Beispiele zeigen deutlich:

1. Die häufig getätigten Aussagen der Bürgermeisterin, die Politik habe auf die von ihr beklagte Personalnot nie reagiert, sind falsch.
2. Die mangelnde Führungskompetenz der Bürgermeisterin und ihre wirkliche Einstellung zum Thema Datenschutz werden unter anderem durch das Veröffentlichen von Privatnotizen zu Beschwerden über aktuelle und ehemalige Mitarbeiter deutlich.
3. Der Versuch der Bürgermeisterin, den amtlichen Prüfbericht durch das eigenmächtige Einfügen von Dokumenten zu verfäschen, ist nicht zielführend und vermag die Brisanz des Berichtes nicht zu vertuschen.

Wir fordern die Bürgermeisterin daher auf, den Bericht des Prüfungsamtes in der amtlichen und beschlossenen Fassung zu veröffentlichen. Eine separate und zusammenhängende Stellungnahme der Bürgermeisterin zu den schweren Vorwürfen des Berichts würden wir allerdings begrüßen.

UPDATE 11.53 Uhr: Die Kommunalaufsicht des Landkreises Stormarn hat bereits heute Vormittag mit einer aufsichtsrechtlichen Weisung auf die Veröffentlichung des manipulierten Berichts reagiert. Die Bürgermeisterin wurde – abermals nach Abstimmung mit dem Innenministerium in Kiel – angewiesen, den amtlichen Bericht zu veröffentlichen.

UPDATE 15.00 Uhr: Da die Bürgermeisterin die Weisung der Aufsichtsbehörde nicht befolgt hat, wurde die Kommunalaufsicht im Wege der Ersatzvornahme nunmehr selbst tätig und hat den Webhoster direkt angewiesen, den Bericht zu entfernen. Das ist auch sofort passiert.

>> Download der Pressemitteilung als PDF.

Am 03.12.12 wurde der o.g. Bericht des Gemeindeprüfungsamtes (GPA) des Kreises Stormarn erstmals öffentlich im Hauptausschuss der Gemeindevertretung Oststeinbek beraten. Eine Veröffentlichung im Volltext auf der Website der Gemeinde (www.oststeinbek.de) ist wegen der noch nötigen Anonymisierung von Mitarbeiternamen erst in etwa 2 Tagen zu erwarten.

DER BERICHT LÄSST SICH IN DREI HAUPTBEREICHE GLIEDERN:

1. Probleme aus der Zeit von Bürgermeister Mentzel
2. Strukturprobleme im Aufbau der Verwaltung
3. Die Zeitspanne nach der Übernahme des Bürgermeisteramtes durch Frau Denecke

Zu 1.

Viele Aufgaben der Verwaltung, die im letzten Bericht des GPA (Gemeindeprüfungsamt) eingefordert wurden, waren liegen gelassen worden und fälschlicherweise als erledigt bezeichnet. Hierbei handelt es sich um Bereiche wie z.B. Anpassung an aktuelle Satzungen, um fehlende Arbeits- und Stellenbeschreibungen, fehlende allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisungen, usw. Nach unserer Auffassung lassen sich diese Bereiche nacharbeiten und der Notwendigkeit einer funktionierenden und für alle Mitarbeiter transparenten Verwaltung anpassen. Eine Aufarbeitung durch die Bürgermeisterin fand nur unzureichend oder nicht statt.

Zu 2.

Schwieriger ist, dass die Struktur der Verwaltung seit langem insgesamt unkoordiniert und eher durch Engpässe bestimmt ist. Ein klarer Aufbau mit entsprechenden Zuständigkeiten ist nicht gegeben.

Hier ist ein grundlegend neuer Aufbau der einzelnen Ämter mit klaren Führungsaufgaben für die Fachbereichsleiter notwendig. Diese Aufgabe setzt voraus, dass die gesamte Verwaltung auf allen Ebenen zu Veränderungen bereit ist.

Es werden erhebliche reorganisatorische Anstrengungen notwendig sein, die – so das GPA in seiner Schlussbemerkung – die Gemeindeverwaltung aus eigenen Kräften voraussichtlich nicht soweit leisten kann, dass eine stetige ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung gewährleistet ist. Die Ursachen dafür sind strukturelle Mängel im Verwaltungsaufbau und im Verwaltungsablauf.

Zu 3.

Die größte Problematik stellen nach unserer Einschätzung die Probleme bei der Personalführung dar, die nicht durch Strukturveränderungen oder Erarbeiten von fehlenden Satzungen usw. behoben werden können. Hier stellt sich sehr deutlich die Frage nach der Führungsqualität und Führungsfähigkeit der Bürgermeisterin.

• Der Bericht macht sehr deutlich, dass der Umgang der Bürgermeisterin mit ihren Mitarbeitern in hohem Maße demotivierend ist und Misstrauen und Verunsicherung schafft. Der hohe Krankenstand ist ein Hinweis darauf, den wir alle sehr ernst nehmen müssen.
• Die Führung der Personalakten zeigt überdies deutlich, dass die Bürgermeisterin die formalen Grundlagen einer ordnungsgemäßen Verwaltung nicht beherrscht.
• Bezüglich des Führungsverhaltens der Bürgermeisterin ist als roter Faden ein häufig repressives Auftreten unübersehbar – vorherrschendes Mittel sind Abmahnungen und Einschüchterungsversuche.
• In dem GPA-Bericht sind derart massive Rechtsverstöße im Umgang mit den Mitarbeitern des Rathauses dargestellt worden, dass wir von deren Häufung und Ausmaß erschrocken und erschüttert sind. Die Erwiderungen der Bürgermeisterin auf die Hinweise des GPA lassen nicht erkennen, dass Einsicht, Verständnis oder Veränderungswille vorhanden sind.
• Auch klare und belegbare Rechtsansprüche der Mitarbeiter wie die auf tarifrechtliche Urlaubsregelungen, Stufenaufstiege usw. wurden missachtet.
• Grundlegende Rechte des Personalrates wurden nicht beachtet.
• Ein besonderer Bereich ist die andauernde Unterschreitung des Personalschlüssels in der Kindertagesstätte und im Hort.

Notwendige Verbesserungen bei der Personalführung wären nur möglich auf der Basis von Reflektionsfähigkeit, Weiterentwicklungsbereitschaft, Gesprächsbereitschaft und auch Gesprächsfähigkeit der Bürgermeisterin.  Davon können wir zurzeit allerdings nichts erkennen.

NOTWENDIGE KONSEQUENZEN – UNABHÄNGIG VON DEM BEVORSTEHENDEN ABWAHLVERFAHREN

• Zunächst müssen alle Rechtsansprüche der Mitarbeiter umgehend erfüllt werden.
• Den Mitarbeitern muss ein klares Signal gegeben werden, dass alle in der GV vertretenen Fraktionen sie und ihre Arbeit wertschätzen und sie nach Kräften unterstützen. Zukünftige Umstrukturierungen können nur geleistet werden, wenn alle Mitarbeiter sich mit dieser Aufgabe identifizieren und sie als Chance für die Verbesserung der Verwaltung als Ganzes begreifen.

Weiterhin schlagen wir die Umstrukturierung der bisherigen Fachbereiche vor. Hier wird die Gemeinde externe Hilfe benötigen. Aus diesen Veränderungen ergeben sich dann auch die Stellenbewertungen und Stellenbeschreibungen. Auch lässt sich dann erkennen, ob unser bisheriger Stellenschlüssel und das Raumangebot im Rathaus ausreichend sind oder nicht. Maßgabe der Strukturveränderungen sollten dabei die Vorschläge des GPA sein.